Privacyverklaring
Hage advocaten vindt het belangrijk dat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. Bij persoonsgegevens gaat het om informatie over een persoon. Deze privacyverklaring geeft aan hoe ons kantoor met persoonsgegevens omgaat bij het uitvoeren van werkzaamheden.
Hage Advocaten respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of die wij op een andere manier verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Wij moeten op grond van de Algemene Privacy Verordening (AVG) persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermen. Wij willen transparant zijn over de soorten gegevens die wij verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie wij de gegevens delen en welke rechten u heeft ten aanzien van uw eigen gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke en communicatie
Hage Advocaten verwerkt persoonsgegevens om u zo goed mogelijk van dienst te zijn en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren.
Onze contactgegevens zijn:
Hage Advocaten
Berkenlaan 22
6711 RN Ede
telefoon: 0318-657630
e-mail: advo@hageavocaten.nl
website: www.hageadvocaten.nl
Welke gegevens verwerken wij?
Dat hangt af van de overeengekomen werkzaamheden en kunnen onder meer de volgende gegevens zijn.
- basisgegevens zoals naam, titel, geslacht, uw werkgever, uw functie;
- contactgegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres;
- aanvullende persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld identiteitsbewijs, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, gegevens betreffende uw kinderen en uw partner;
- financiële informatie zoals uw bankrekeningnummer, salaris en overige vergoedingen, jaarstukken ingeval van een onderneming;
- afhankelijk van de zaak ook bijzondere gegevens, zoals gezondheidsgegevens.
Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, of door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen of via openbare bronnen (Handelsregister of het Kadaster) bekend zijn geworden.
Doelen van verwerking van persoonsgegevens
Wij verwerken de persoonsgegevens voor onder andere de volgende activiteiten:
- verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
- innen van declaraties;
- advisering en/of bemiddeling;
- het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
- marketing- en communicatie activiteiten;
- het controleren bij nieuwe cliënten of sprake is van een zogenaamd tegenstrijdig belang.
Rechtsgronden (grondslag) voor verwerking van gegevens
Wij gebruiken tenminste één van de volgende gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
- het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst met u;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
- de uitdrukkelijke toestemming die u hebt gegeven om gegevens te verwerken. U kunt de toestemming ook altijd weer intrekken
- voor de behartiging van uw en onze gerechtvaardigde belangen.
De persoonsgegevens van onder meer de wederpartij en andere derden worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang van onze cliënten.
Delen van persoonsgegeven met derden
Hage Advocaten is op grond van de Advocatenwet en de Gedragsregels voor Advocaten verplicht tot geheimhouding. Hage Advocaten deelt uw persoonsgegeven dan ook alleen met derden voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek, het corresponderen met de wederpartij of het inschakelen van een andere derde partij door Hage Advocaten zoals bijvoorbeeld een deurwaarder.
Daarnaast kan Hage Advocaten persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals bijvoorbeeld een toezichthouder, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Hage Advocaten uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Een door Hage Advocaten ingeschakelde derde partij, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbiedt, is voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve ven een second opinion of deskundigenrapport.
Bewaartermijn
Hage Advocaten bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van de wet- en regelgeving. Als sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond op grond van beroeps- of gedragsregels, dan houden wij die termijnen aan. Dossiers worden door ons tot vijf jaar na sluiting bewaard. Dit betekent dat indien u (originele)stukken uit uw dossier wilt ontvangen, u dit zo spoedig mogelijk na sluiting van het dossier dient aan te geven bij de behandelend advocaat om te voorkomen dat deze vernietigd worden. In het geval van een gerechtvaardigd belang behoudt Hage Advocaten zich het recht voor om persoonsgegevens twintig jaar te bewaren.
Beveiliging persoonsgegevens
Hage Advocaten hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De bij ons werkzame personen zijn gebonden aan een geheimhoudingsverklaring. In het geval Hage Advocaten gebruik maakt van diensten van derde partijen, zal Hage Advocaten in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.
Uw rechten
U heeft speciale rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Hierover kunt u altijd contact met ons opnemen. Het gaat om de volgende rechten: recht op informatie, op inzage (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van de verwerkingsverantwoordelijke), op correctie, om gegevens te laten verwijderen, op beperking en op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.
Een verzoek kunt u richten aan mevrouw E.M.A. (Wendy) Otte-Helms. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Hage Advocaten aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten, andere wettelijke bepalingen of wettelijke bewaartermijnen.
Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitskaart met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Hage Advocaten neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.
Wijziging privacyverklaring
Hage Advocaten heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring worden op de website van het advocatenkantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website.
Vragen en contact
Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met mevrouw E.M.A. (Wendy) Otte-Helms.
Klachtrecht
Indien u van mening bent dat wij uw gegevens niet in overeenstemming met de AVG verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegeven (AP). U kunt hier ook een klacht indienen als u ontevreden bent over de behandeling van uw verzoek om persoonsgegevens. Wij verwijzen daarvoor naar: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Deze privacy verklaring is opgesteld op 11 oktober 2018.